广州市创建全国文明城市印证材料整理工作指引定制版

2021-04-25 13:23:30本页面

广州市创建全国文明城市印证材料整理工作指引定制版


【正文】

广州市创建全国文明城市材料收集整理工作指引 一、为规范我市创建全国文明城市档案材料(以下简称待审材料)收集整理工作,顺利地完成广州市创建全国文明城市工作任务,根据全国文明城市《测评操作手册》制定本指引。 二、本指引所称待审材料是指依据全国文明城市《测评操作手册》在测评过程中需要提供的反映我市创建工作的各种见证材料,包括文字、图表、画册、照片、录音、录像、媒体报道和电子记录等多种形式和载体的文件材料(原件或复制件)。 三、待审材料的收集整理工作原则上按广州市创建全国文明城市工作规划、《广州市创建全国文明城市工作各职能部门测评达标责任分解表》(以下简称责任分解表)所规定的“任务分工”进行,实行统一领导,分级负责、责任到人的原则。

(一)市创建文明城市迎检工作档案组(以下简称市档案组)对待审材料的整理工作进行组织协调、制定指引、全面复核审定;指导有关单位对不符合要求的待审材料进行整改。 (二)各牵头单位创建工作部门负责监督指导本单位和各责任单位按责任分解表和测评内容收集相关待审材料,按本指引汇总相应表格和完成待审材料的整理工作,按时向市档案组移交;指导有关单位对不符合要求的待审材料进行整改。 (三)各责任单位创建工作部门,积极配合,做好待审材料的收集工作,填写相关表格,按时向牵头单位移交,同时建立原始备查材料目录索引,随时准备上级测评部门的检查。 (四)各牵头单位和责任单位的创建工作部门分别负责组织专家组,对待审材料进行内容审核。

保证待审材料的完整、准确和系统,并能准确印证测评体系标准要求。 (五)各牵头单位的档案部门负责待审材料整理形式的审核,保证待审材料的整理符合本指引要求。 (六)市档案组、牵头单位、责任单位之间要认真负责、加强沟通,保证将问题解决在规定移交的时间之前。 四、待审材料的收集、整理工作的具体分工如下: (一)责任单位 责任人:本单位负责人,创建部门和档案部门相关人员。 具体任务: 1.按要求收集、标记、说明待审材料。 (1)收集。按责任分解表、测评内容,以及牵头单位(主办单位)的要求,收集本单位在测评时段的待审材料。涉及荣誉实物(仅指省级以上)的,须将其拍成照片后,将荣誉实物的照片连同其批文(原件或复制件)一起移交。

录音、录像刻成光盘(一张光盘存储内容为同一主题的一次录音或录像)。 (2)标记。对于纸质文件的原件或复制件(要采用A4幅面白纸)必须页面洁净,不应出现非本页面的内容(领导批示除外)。同时,复制件要在其首页空白处写明“此件与原件相符”,并在“此件与原件相符”文字上加盖材料出具单位印章,印章可压部分文字;对内容多、不能直观反映测评内容的文字材料,必须用红墨水笔将所引证的内容(字句或段落或标题等)画出来,必要时可将此页折起来。画线一律为直线,位于文字下方与文字等宽且不能压盖文字。 (3)说明。 对于照片(一个单位一个标准提供一张照片,含500万以上像素的数码照片电子版和晒印的纸质版。与文字材料中情况说明的插图一致。

下同)、录音、录像等材料要一并提供针对记载内容的文字说明。文字说明的内容包括时间、地点、人物(照片要说明主要人物在照片上的位置)、背景、事由等。媒体报导的材料,纸质的除出具单位应加盖印章外,还应注明出处、时间和版面;对于音频视频须统一提供光盘,要注明时间、内容,电台名称、在何节目播出等内容。 (4)排列。将同一年度同一测评标准的待审材料按“计划、制度和机制”、“活动和保障措施”、“特色和成效”进行排列。排完一个年度再排下一个年度。其中: “计划、制度和机制”类材料,按“材料要求”提供相应主体的文件。主要为市、区级文件;或市、区级相关部门的文件,按市、区先后顺序排列。 “活动和保障措施”类材料为责任单位提供的情况说明(辅以照片、录音录像、媒体报导等)。

“特色和成效”为特色案例汇编(辅以照片、录音录像、媒体报导等)。按市、区、街道、社区先后进行排列。 2.编制“测评材料提交表”(见附件①示例)。其中,“负责人签名”栏必须由各责任单位的主要负责人签名;“编号”格式为“Ⅲ0012①”,这里,“Ⅲ001”代表第1个测评内容序号,“Ⅲ0012”代表该测评内容中的第2个标准,“Ⅲ0012①”代表该标准的第一盒(册)待审材料;均为半角符号,“Ⅲ”为罗马数字3,“”为减号。 3.编制“原始备查材料目录索引”(见附件②示例)。此索引由各单位自行保管,以便迎接测评时提供利用。 4.编制“待审材料记录表”(见附件⑤示例)。要求每个测评标准不超过600字(含标点符号)。

5.组织专家组对收集的待审材料进行审核和签名确认,保证材料内容、形式符合本指引要求。其中,重点审核每个文字型测评标准的待审材料是否符合“有计划、制度和机制;有活动、保障措施;有特色和成效”的A类状态;数据型标准的待审材料是否为国家统计口径;所有待审材料的时间跨度是否满足“材料要求”的年度;所有待审材料是否加盖了材料出具部门的印章等。 6.将待审材料(其中照片含电子版)连同“测评材料提交表”(含电子版)和“待审材料记录表”(含电子版)按时向牵头单位移交。对牵头单位退回的材料认真调整修改、及时报送。 7.随时准备迎接上级来作材料审核。 (二)牵头单位 责任人:本单位负责人,创建部门和档案部门相关人员(要求熟悉计算机操作)。

具体任务: 1.研究测评体系;分解各责任单位的具体责任,规划、指导本任务内各责任单位待审材料的收集、准备。按上述责任单位应负的责任,收集、准备本单位开展创建工作有关材料。 2.组成专家组对接收的待审材料按测评标准逐一进行审核并逐一形成针对标准的总情况说明。对内容(特别是统计数据要采用国家统计口径)不能准确印证测评体系标准要求、形式不符合本指引要求的材料退回提交材料的单位重做,直至符合要求。 3.汇总有关表格。 (1)编制“待审材料索引表”。依据各责任单位提供的“测评材料提交表”编制“待审材料索引表”(见附件④示例)。 (2)汇总“测评材料提交表”(见附件①示例)。其中,“负责人签名”栏必须由各牵头单位的主要负责人(即向市领导签订《责任状》的领导)签名。

“编号”格式为“Ⅲ0012①”,这里,“Ⅲ001”代表第1个测评内容序号,“Ⅲ0012”代表该测评内容中的第2个标准,“Ⅲ0012①”代表该标准的第一盒(册)待审材料;均为半角符号,“Ⅲ”为罗马数字3,“”为减号。 (3)汇总“待审材料记录表”(见附件⑤示例)。要求每个测评标准不超过600字(含标点符号)。 4.整理、送审待审材料 将能准确印证一个测评标准的所有待审材料收集齐全,经牵头单位专家组审核并签名确认符合要求后,即着手对待审材料进行整理等工作。 (1)文字材料的整理。 一是排列。将同一年度同一测评标准的待审材料按“计划、制度和机制”、“活动和保障措施”、“特色和成效”进行排列。排完一个年度再排下一个年度。其中: “计划、制度和机制”类材料。

按“材料要求”提供相应主体的文件。主要为市、区级文件;或市、区级相关部门的文件,按市、区先后排列。 “活动和保障措施”类材料为牵头单位依据各责任单位提供的情况说明汇总编写的情况说明(辅以照片、录音录像、媒体报导等)。 “特色和成效”为特色案例汇编(辅以照片、录音录像、媒体报导等)。按市、区、街道、社区先后进行排列。 二是对不能装入盒的书本式成册件加贴标签(见附件⑦示例)。 三是装盒。按排列顺序依次装盒,装满一盒再装下一盒;不同测评标准的材料不要放在一个盒里。不能放入盒内的书本式成册件作为一份材料单独放置于该盒的后面。 四是暂编页码。以盒为单位,对有书写内容的页面暂用铅笔从“1”开始编页码。

页码位置:正面右上角,背面左上角。页码编写应字迹清晰、工整。 五是编制广州市创建文明城市文件目录(以下简称文件目录)。填写时一份待审材料占一行,相同内容的其它载体文件作为附件,将其数量填写在右侧的相关载体栏(见附件③示例)。 (2)非文字材料的整理。照片(一个单位一个标准提供一张晒印的照片,与文字材料中情况说明的插图一致)、光盘(一张光盘存储内容为同一主题的一次录音或录像)等非文字材料作为文字材料的附件,单独整理,其数量填写在文件目录的“相关载体”栏。同一主题活动的照片按形成时间先后顺序排列,从“001”开始编照片号,再按照片号顺序装入相簿;同一内容的照片要编写主题活动说明和每张照片说明。

光盘统一单个装入硬质的塑料盒。相簿、光盘的包装盒面右上角要贴上标签,标签项目包括:主题、编号、盒号、序号、张(件)号(见附件⑦示例)。 (3)材料送审。将待审材料送市档案组审核。 5.材料整改。对市档案组退回需要整改的材料落实有关责任单位或人员认真整改,并仔细审查一遍,再按规定时间送审。 6.将整理好的待审材料(其中照片含电子版),连同汇总的“待审材料索引表”、“待审材料记录表”和文件目录,连同此三表的电子版按时向市档案组移交。 (三)市档案组 责任人:本组成员。 具体任务: 1.研究、熟悉测评体系。 2.制定工作方案,有计划地指导各单位做好待审材料的收集、整理工作。 3.对

组织专家组审核各牵头单位提供的待审材料是否完整、准确、系统。重点审核所提供待审材料能否准确印证测评体系标准要求,电子版与纸质等待审材料是否一致,整理形式是否符合本指引的要求等。 4.装订、装盒和编制文件盒标签 (1)文字材料的整理。 一是排列。与牵头单位的要求一致。 二是对不能装入盒的书本式成册件加贴标签(见附件⑦示例)。 三是加盖“待审材料序号章”。在每份待审材料的首页上端加盖“待审材料序号章”(见附件⑥示例)。 四是装盒。按排列顺序依次装盒,装满一盒再装下一盒;不同测评标准的材料不要放在一个盒里。不能放入盒内的书本式成册件作为一份材料单独放置于该盒的后面,并在其脊背贴上与其前面

每盒装“测评材料提交表”(排序一)、文件目录(排序二)、原始待审材料(排序三)。 五是编制文件盒标签。文件盒的封面和背脊应标明测评内容、材料编号、牵头单位(见附件⑥示例)。 (2)非文字材料的整理。照片、光盘等非文字材料作为文字材料的附件,单独整理,其数量填写在文件目录的“相关载体”栏。同一主题活动的照片按形成时间先后顺序排列,从“001”开始编照片号,再按照片号顺序装入相簿;同一内容的照片要编写主题活动说明和每张照片说明。光盘统一单个装入硬质的塑料盒。相簿、光盘的包装盒面及它们的背脊要贴上标签,面标签项目包括:主题、编号、盒号、序号、张(件)号(见附件⑦示例)。在相簿、光盘的脊背贴上相应的标签(见附件⑦示例)。

5.清点待审材料,汇总“待审材料索引表”、“待审材料记录表”和文件目录,并装订成册,供测评人员查阅。 6.待审材料全部数字化。 首先,按要求扫描纸质测评表格和待审材料(含照片。扫描到到书本式成册件时,只需扫描其封面),采用彩色100dpi,格式为JPEG,扫描件与被扫描件内容、大小一致,成像位置方正。 其次,录音与录像经过适当剪辑,播放时间控制在3分钟左右,最多不超过5分钟。录音要声音清晰,存储格式为WAV或MP3。录像要图像清楚,存储格式为MPEG或AVI。媒体报道(涉及音频视频的与录音录像的要求相同;涉及图片的,一条报道只挑一张照片连同文字一起扫描)必须清晰可读。 第三,按要求对电子文件进行编号(即命名)。

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