常用行政公文格式写作范例整理版

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常用行政公文格式写作范例整理版


【正文】

常用行政公文格式和写作范例 中交三航院总经理办公室编印 2012年7月 目录 一、公文的分类1 二、行文规则2 三、行政公文的语言4 四、行政公文的体式4 五、公文的印装规格9 六、行政公文的写作要求9 七、常用行政公文介绍10 (一)决定10 (二)通告13 (三)通知15 (四)通报19 (五)报告21 (六)请示24 (七)批复27 (八)意见30 (九)函32 (十)会议纪要35 (十一)决议38 附录1国家行政机关公文处理办法40 附录2国家行政机关公文格式48 附录3《国家行政机关公文格式》条文释义55 附录4公文常用词语使用辨析77 常用行政公文格式及写作范例 行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文有广义与狭义之分,广义的公文包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等,它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的,具有法定效力和规范的体式。狭义的公文包括通用公文与专用公文,通用公文即行政公文,专用公文则是指由司法、军事、财经等机关根据本部门的特殊需要而专门使用的公文。因为行政公文普遍适用于各级各类机关、团体、企事业单位,具有通用性的特点,又因为党内公文与行政公文同源同流有很多相通之处,所以“行政公文”常常简化表述为“公文”。 一、公文的分类 公文的种类繁多,从不同角度来分类,就有不同的公文名称。

1.从公文的行文关系与行文方向划分为:(1)上行文:是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。(2)平行文:平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。(3)下行文:是指上级机关向所属下级机关的发文。如命令(令)、决定、公告、通告、通报、批复等。 通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文,但有时也属上行文(如请示较小事情的函),有时也属下行文(如答复下级机关询问的函)。 (注:行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的,它是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系。

一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系,同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系,不同系统机关、部门之间的不相隶属关系。一定的行文关系,规定和约束了公文按照一定的方向运行,通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映,行文方向分为上行、平行和下行。在具体行文中,根据组织关系和工作需要,还可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。行文方向在公文的写作与处理上至关重要,上行文体现了请求上级指示和接受上级领导与指导关系;下行文体现了对下级机关实施行政指挥的职能;平行文则体现了机关之间相互平等的商洽与协作关系。) 2.公文还可以细分为许多具体文种,现行的公文文种分类依据主要有2个文件。

一是2000年8月24日国务院发布,2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号文件),规定国家行政机关的公文主要有“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”13种。二是1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号文件)。规定党的机关公文为“决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要”14种。由此可见我国现行的党政机关公文总数为18种,其中党政机关“共有文种”有“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”9种,

这是所有机关中最常用的公文。另外还有“命令(令)、公告、通告、议案”4种为行政机关独有而党的机关所没有,有“决议、指示、公报、条例、规定”5种为党的机关独有而行政机关机关所没有。 二、行文规则 行政公文的行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。同时,注意遵守下列规则。 1.按隶属关系和职责范围行文的规则 按机关隶属关系行文是一条基本的行文规则。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求。下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示,而上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外,在我们国家现行管理体制中,还形成了一种各业务部门上下垂

其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导,大部分和上级业务部门之间虽然不属于直接的领导与被领导关系,但在业务上的确存在指导与被指导的关系,这就形成了直接的上下行文关系。 按机关的职责范围行文也是一条基本的行文规则。它要求行文的内容应是本机关职责范围内的事项,而不能超越,行文内容超出了职责范围即为越权。如果干涉了别的机关事务,就会造成政令混乱,因此是严令禁止的。当然不相隶属机关之间也有公文往来,但那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等,而不存在请示、报告或布置任务的性质。 不得越级向上行文;受双重领导的机关向上级机关行文,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关答复;除上级机关负责人直接交办的事项外。

不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。 2.授权行文的规则 这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责范围又不具备直接布置工作的行文权限,这就可以通过授权行文来解决。具体地说,该部门可向本级政府请示,经同意并授权后向下级政府行文。在具体操作中应先将文稿拟好,由本部门领导签署,请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿,在行文时才能在文首或文中注明“经政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质(内部事务除外)。各级政府办公厅(室)以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构,

对外行文都是代表政府和部门的,与本级政府和本部门的公文具有同等效力,下级机关(部门)都应贯彻执行,可不在文首或文中标注“经同意”的字样。 3.联合行文的规则 这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间,部门与部门之间,上级部门与下级政府之间可以联合行文;政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文;政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间,就某些互相有关的业务,经过会商一致后可以联合行文。联合行文既可联合向上行文,也可联合向下行文。联合行文应当确有必要,行文单位不宜过多。第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文,如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商。

或虽经协商但未达成一致意见,不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为,会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况,有权责令纠正或撤销这类公文。现实中这类情况也时有发生,因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通,通过联合行文或授权行文的方式加以解决。 4.“一文一事”行文的规则 “一文一事”或“一事一文”是指一篇公文原则上只办理或处理一件公务。机关或部门都有明确分工,各自只能办理职责范围内的事,如果一文数事,必然涉及几个主管部门,给公文交办带来困难,即使勉强交办出去,可能谁也不愿牵头办理,造成互相推诿扯皮。所以“一文一事”的行文规定目的就是为了提高办事效率和办事质量。

5.“请示”与“报告”行文的规则 “请示”不直接报送领导者个人的规则。“请示”直接报送领导者个人的不利之处有3点:一是未经文秘机构签收、登记,文件成了“帐外公文”,公文的流向、处理情况均不得而知,容易造成查无踪迹的后果。二是这类公文到了领导同志手里也颇难处理,若批,则没有部门的审批意见,只能以经验、凭感觉办事,往往会失去决策的科学性;若不批,也有可能影响报送单位的工作。三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”,到有关部门要钱要物,借领导批示向对方施加压力,引起矛盾。 “请示”应只主送一个机关和不抄送下级机关的规则。请示公文只主送一个机关是因为请示内容是要求答复的事项,主送机关有责任研究并作出答复。

相关的机关或部门采用抄送形式,以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送,上级机关一般不予受理,如果办理会造成机关之间相互等待或意见不统一,就会增加协调难度,影响工作效率。请示不能抄送下级机关是因为请示内容是未决事项,在上级机关还没有批准前,向下级机关抄送透露会引起不必要的误会或矛盾,不利于工作的开展。因此,请示事项只能在上级机关答复或批准之后,通知下级机关。 “报告”中不得夹带请示事项的规则。“报告”和“请示”是两种不同的文种,适用范围有明显的界限,不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,及答复上级机关询问事项。上级机关对“报告”一般不作答复,如果报告中夹带请示事项,很容易误事。如果既想汇报工作让上级掌握。

又想请示解决问题,一般有两种办法解决:一是将“报告”和“请示”分开,形成两份公文分别上报;二是以请示公文为主,将报告的内容作为附件,附在请示后面作为背景材料,让上级了解请示的充分理由。 三、行政公文的语言 公文语言总的要求是庄重、平实、概括。使用公文语言要讲究词义概念准确,要比较口语与书面语的差别,要区分事物间的异同,要注意语言的感情色彩,还要准确具体表述时间和数字并能用好模糊语言。 四、行政公文的体式 行政公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。行政公文的体式属形式范畴,是为表现内容服务的,在公文写作中有着不可忽视的作用。 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分,

具体规定详见国家技术监督局2000年9月发布的《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999))。 1.眉首部分 眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页,置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。 (1)公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般适用于比较重要的公文。 (2)秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级,不涉及保密内容的普通文件,没有这个项目。公文需要标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行。

两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 (3)紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 (4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“**省人民政府文件”、“**大学文件”等;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。

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