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上海某公司行政管理流程.doc

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15目 录 1、行政-01 会议管理工作流程2、行政-02 固定资产管理流程3、行政-03 客户招待管理工作流程4、行政-04 办公用品/物料管理流程5、行政-05 办公设备管理流程6、行政-06 文书档案管理流程7、行政-07 档案借阅管理流程8、行政-08 收文管理工作流程9、行政-09 发文管理工作流程10、行政-10 名片印刷管理流程11、行政-11 宣传物料制作管理流程12、行政-12 宣传品/方案设计工作流程13、行政-13 印章使用管理流程1、 会议管理流程编号:行政-01-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-08程 序详 细 步 骤备 注步骤 1相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知。

1、上报综合管理部审核相关部门、综合部步骤 2综合管理部审核通过,上报总经理审批;审批通过,下发会议通知。综合部、总经理室步骤 3相关部门做出会议预算、组织计划,上报总经理审批。步骤4相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。相关部门、综合部步骤 5总结交由上级领导或总经理审定,相关部门、综合部、总经理室步骤 6审批通过,由综合部向公司各部门下发会议纪要综合部、总经理室此处会议性质为:招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。撰写会议纪要、决议领导、部门提出另注:公司内部办公会议流程: 确立议题安排会议议程会场布置会议记录上级审阅、签批印发有关部门、人员资料归档综合部收集发出会议通知时间、地点、与会人员、议题、议程场地布置、座次、签到、设备笔记、摄像、录音议题顺序、发言顺序、准备文件具体会议管理工作流程图如下:流程图:相关部门 综合部 相关领导是开始会议申请草拟通知受理审核总经理审批会议通知费用预算会前准备费用预算会议总结会议承办会议承办会前准备总经理审批部门审定纪要发文结束会议纪要是否2、 固定资产管理流程编号:行政-02-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-08程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划。

2、并提交综合管理部门汇总;并上交总经理审核。急采购不受此限制。申请部门、综合部、总经理室步骤 2综合部询价做出预算,交由申请部门;申请部门上交财务部审核。综合部、申请部门、财务部步骤 3财务审核通过上报总经理审批;综合部负责采购、入库。综合部、财务部、总经理室步骤4各部门领取,形成固定资产登记、领用清单,并在季末进行清点。申请部门、综合部流程图: 申请部门 综合部 相关领导开始制定年度/季度需求计划汇总年度/季度需求 总经理审核采购申请选定供应商采购财务经理审核编制计划、预算市场调查、询价总经理审批入固定资产清单库签字领用固定资产领用清单归 还季度固定资产清点结束3、 客户招待管理工作流程编号:行政-03-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-09 程 序详细步骤备 注步 骤 1接待部门到综合部领取并填写《客户招待申请单》接待部门步 骤 2根据要求。

3、接待部门安排就餐地点、规格。步 骤 3接待部门明确费用预算,报送财务审核,总经理审批财务部、总经理室流程图:接待部门 财务部门 相关领导客户招待安排开始结束填写招待申请单总经理/部门经理审批审核明确费用预算用餐招待费用汇总报送财务部总经理/部门经理审批4、 办公用品/物料管理流程编号:行政-04-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-09程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2综合部文员将各部门采购计划汇总。

4、上交综合部经理、财务经理审核。综合部、总经理室步骤 3审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购步骤4通知各部门内勤统一领取,并签字记录。综合部、申请使用部门流程图: 申请部门 综合部 相关领导开始提交采购需求汇总需求 综合部经理审核选定供应商采 购财务经理审核编制计划、预算市场调查、询价入办公用品清单库签字领用办公用品领用清单归 还月度办公用品清点结束是5、 办公设备管理流程编号:行政-05-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-11程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划。

5、并提出办公用品采购申请。营销中心、综合部步骤 2综合部文员将各部门采购计划汇总,上交综合部经理、财务经理审核。综合部、总经理室步骤 3审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购步骤4通知各部门内勤统一领取,并签字记录。综合部、申请使用部门流程图: 综合部 综合部经理 总经理办公设备登记开始结束设备使用情况表设备建档设备维修设备报废审批审核6、 文书档案管理流程编号:行政-06-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-11程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。

6、新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2综合部汇总需要存档备份得资料,并分类、编号,进行归档保管。综合部步骤 3每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选,提出档案销毁建议清单。综合部、总经理室步骤4根据审批进行销毁或重新分类、编号,以便存查。汇总人:综合部行政文员 审核人:综合部经理 审批人:总经理开始流程图: 相关部门 综合部 相关领导收集、整理文书结案分类、编号保 管档案鉴定综合部经理审核议销毁建议总经理审批销毁7、 档案借阅管理流程编号:行政-07-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-12程 序详 细 步 骤备 注步骤 1申请人填写借阅登记表。

7、综合部经理审批。申请部门、综合部步骤 2保管文员调出文件,申请人查阅并即使归还。步骤 3保管文员做好借阅资料归位工作,并监督查阅人登记签字。查阅人:各部门申请人 审批人:综合部经理、总经理 保管人:综合部文员流程图: 申请部门 综合部 相关领导开始普通文件重要文件填写借阅表总经理审批经理审批查 阅调出文件归 还 登记、归档结束8、 收文管理工作流程编号:行政-08-流程图 编制日期:2010-12-12流程图: 相关部门 综合部 相关领导开始收到文件收文信息整理整理收文否审核文件处理文件分发是收集资料否整理分类审核文件移交是文件查阅 定期整理结束9、 发文管理工作流程编号:行政-09-流程图 编制日期:2010-12-12流程图: 相关部门 综合部 相关领导开始起草文件审查编号汇总文件文件打印文件执行定期整理文件储存文件下发文件执行结束总经理审批否是10、 名片印刷管理流程编号:行政-10-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-13程 序详细步骤备 注步 骤 1印制名片申请者填写<。

8、行政确认,<名片印刷申请单>>,由综合部文员于每月月底之前统计,交由总经理审批。 申请部门、综合部、总经理室步 骤 2名片印制前,行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系方式、数量等需确认无误。 企划部需提供设计方案步 骤 3确认完毕之后,联系印刷业务者。申请部门、综合部步 骤 4自确认名片内容起,三日后到综合部领取。审批人:总经理 制作人:行政文员 流程图: 申请部门 综合部 相关领导填写名片制作申请单开始统计、汇总确认名片信息提供名片信息联系印刷、制作通知领取签字、确认登记结束企划部提供方案总经理审批11、 宣传物料制作管理流程编号:行政-11-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-13 程 序详细步骤备 注步 骤 1宣传物料申请者填写<。

9、行政编制,<宣传物料制作申请单>>,经综合部经理签字后交给制作文员。申请部门、综合部步 骤 2物品制作前,企划确定设计方案,行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格,交由时间等,需确认无误。企划部、综合部协作步 骤 3确认完毕后,联系相关制作单位。综合部、对外制作单位步 骤 4根据物料制作时间不同,领取时间等待通知。综合部、申请部门流程图: 申请部门 综合部 相关领导总经理审批填写宣传制作申请单开始统计、汇总确认物料信息企划部提供方案联系制作公司通知领取签字、确认登记、备案结束大额制作普通 物料货到登记入库12、 宣传品/方案设计工作流程编号:行政-12-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-14 程 序详细步骤备 注步 骤 1宣传品/方案需求部门提议。

10、采购流程,企划部汇总信息,上报总经理。企划部、总经理室步 骤 2审批通过,与提议部门沟通设计内容、要求,出设计方案。企划部、申请部门步 骤 3总经理审批通过,设计方案编号、存档、备案、存查。企划部、总经理室流程图: 相关部门 企划设计部 相关领导申请/需求提议开始统计、汇总确认设计要求申请人提出要求出设计方案结束存档、备案总经理审批确认方案总经理审批13、 印章使用管理流程编号:行政-13-步骤表/流程图 编制日期:2010-12-15 程 序详细步骤备 注步 骤 1申请人填写《印章使用登记表》。

11、流程管理,印章保管人审核。用印部门、综合部步 骤 2登记备案、通知用印。步 骤 3印章归还,登记存档。审批人:总经理、综合部经理 制作人:行政文员流程图: 用印部门 综合部 相关领导填写印章使用表开始通知用印登记、存档印章使用登记、备案印章归还审核审核结束重要文件用印普通 用印

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